No contexto empresarial, compliance significa assegurar que a empresa cumpra os requisitos legais nas esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, ética, entre outras, o que deixa clara a necessidade de se estabelecer critérios de governança que permitam disseminar dentro da empresa o dever de estar em conformidade (compliance) com as leis civis, regulamentos setoriais e normas internas a quais a atividade da empresa está sujeita.
Controle Interno
Até que se chegue a aplicar os controles internos é preciso primeiro alcançar algumas etapas, como rever os objetivos da empresa a partir da definição da Missão, Visão e Valores que acompanham o exercício da atividade, para que se possa analisar os fatores internos (infraestrutura da empresa, pessoal, os processos e a tecnologia disponível) e os fatores externos (economia, concorrência e assuntos referentes à área de negócios como políticas, ambientais, sociais e legais, sobretudo o que é relativo à área tributária). Com estas informações pode-se comparar os objetivos que a empresa quer atingir com os riscos que podem influenciar de forma negativa o seu alcance.
Nesta fase é possível conhecer os riscos e a possibilidade de ocorrerem para que se possa tratá-los, reduzindo impactos na empresa, prevenindo, mitigando (tornando-o mais brandos) ou até mesmo eliminando-os. Mas vale destacar que se trata de um processo contínuo, porque o cenário pode mudar mediante diversos fatores e informações influenciando o resultado.
A partir deste momento pode-se trabalhar as questões referentes ao controle interno: o conjunto de atividades administrativas, planos, rotinas, métodos e procedimentos interligados que visam a segurança razoável de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos.
Na prática, este processo é realizado inicialmente através de entrevistas com os funcionários para se compreender suas rotinas, seu relacionamento e contato com clientes, fornecedores, parceiros, como se utilizam os sistemas e a infraestrutura da empresa. Por meio desse “bate papo” já é possível detectar-se se há conformidade com as políticas da empresa, com leis e regulamentos, se há proteção contra desperdício, fraudes e ineficiência.
A complexidade deste mapeamento varia de empresa para empresa. Do que estamos tratando aqui é sobre a definição do controle interno, dando uma visão de como ele é realizado e sua relevância, até porque há alguns princípios que visam oferecer parâmetros que devem ser seguidos quando há a implantação do controle interno, garantindo sua adequação à realidade da empresa como, por exemplo, a definição clara das atribuições dos funcionários ou setores, estruturação de rotinas, segregação de acesso aos sistemas da empresa etc.
O objetivo do Controle Interno é reforçar para os gestores e para a alta administração – que, às vezes, têm certa resistência durante o processo -, que não se deve menosprezá-lo, pois representa uma fonte relevante de informações que dão suporte a decisões, viabilizando a rápida percepção de falhas e desajustes nos processos, tornando-se um diferencial competitivo para o negócio.
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Rosana Ribeiro é gestora de projetos com cerca de cinco anos de experiencia, MBA em Gestão de Projetos – AVM (2015); trabalhando há mais de dois com compliance. Fez Compliance pelo Insper (2019), e é pós-graduada em Compliance e Integridade Corporativa pela PUC/MG (2021). No momento está em transição de carreira para a área de Compliance.