Evento: quanto mais planejado (e fácil de executar), melhor! Por Ticiana Oppel.

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Uma importante ferramenta estratégica de comunicação e marketing. Uma atividade de imenso valor no mundo corporativo. Um relevante pilar econômico que movimenta cifras ao redor do mundo. Evento é tudo isso. O que ninguém pontua com muita frequência, no entanto, é como o planejamento dos eventos e sua produção requerem competências e técnicas específicas que garantirão efetividade.

Elaborar um planejamento consistente é pensar não apenas estrategicamente, mas, também, pensar como produtor. Não adianta ter ideias inovadoras e mirabolantes se elas foram inexequíveis. A praticidade dita o tom de um evento com menos riscos. A velha máxima sempre é válida: evento é algo que mesmo com todo planejamento terá algum episódio fora do previsto acontecendo.

E como se preparar para os imprevistos? Os planos B, C e, por que não, D, entram em ação. Saber para onde ligar, quem acionar na hora do perrengue, ter claramente mapeados os recursos necessários para reposição de recursos contratados.

Vamos pensar em uma situação hipotética: você está na coordenação de um evento corporativo para 800 colaboradores. Programou a lista de convidados, divulgação, transporte, local, alimentos e bebidas, segurança, brigadista, socorrista, mestre de cerimônias, conteúdo, roteiro de palco, entretenimento, cobertura e fez o checklist, mas aí….tchan, tchan, tchan, tchan… na hora… falta luz! Meu caro coordenador de evento, se você não previu um gerador, sinto informar que seu esforço foi todinho por água abaixo. Situações como esta podem parecer improváveis, mas são muito mais comuns do que imaginamos.

Outro ponto de atenção é a adequação aos objetivos do negócio. Os ‘links’ e referências precisam ser claros, diretos e autoexplicativos porque na hora H ninguém vai entender um elemento descontextualizado ou que precisa de explicação.

Os eventos podem impulsionar o negócio, servir como fórum de importantes discussões, contribuir para posicionamentos e, sobretudo, somar no trabalho de construção e manutenção da reputação e da imagem institucional. Fazer um evento bem-sucedido demanda muito planejamento, jogo de cintura e clareza nos objetivos a serem alcançados. Por estas e outras a profissionalização do mercado tem se acirrado nos últimos anos e as grandes empresas são cada vez mais demandadas. Dados da ABEOC – Associação Brasileira de Empresas de Organização de Eventos – mostra que esse mercado cresce cerca de 14% ao ano. Os gastos com eventos giram em torno de R$ 210 bilhões em eventos corporativos e R$ 16 bilhões em eventos sociais, o que representa 4,3% do PIB Nacional. As informações são da revista ‘Pequenas Empresas Grandes Negócios’.

Existe uma série de possibilidades para engajar públicos, seja via eventos de formatos tradicionais ou proporcionando experiências de marca. Quase sempre os eventos significam uma boa oportunidade para atingir tais objetivos, compondo a estratégia global de comunicação. O bom planejamento estrutura o evento para render retorno de reputação e imagem, proporcionar fechamento de acordos, influenciar públicos de interesse, divulgar e compartilhar conhecimento técnico-científico. E, sim, existe também um grande risco em paralelo porque simplesmente pode prescindir de cuidados que comprometem o resultado. Com estes alertas ligados, podemos seguir no planejamento e na produção do evento aproveitando as inovações do mercado, as tendências, técnicas e procedimentos disponíveis.

Ticiana Oppel é RP com duas décadas de atuação no mercado. Sócia da 2 Baianas Produtora. Geminiana, mãe e empreendedora, acredita na economia criativa e na colaboração para o desenvolvimento de novos projetos, ideias e soluções.

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