Sabe aquela clássica frase ‘mais uma reunião que poderia ser um e-mail’? Ou, nesse momento, ‘mais um call que poderia ser uma mensagem’. Essa é a realidade de muitas equipes em diferentes empresas, tornando as rotinas cansativas, desperdiçando tempo e sendo, na maioria das vezes, ineficazes. Há uma grande preocupação das lideranças em cobrar produtividade do time interno e resultados imediatos, sem demonstrarem preocupação com o mais importante: os processos de criação e execução.
Trabalhar em empresas da área de comunicação não significa, necessariamente, que o diálogo interno sempre é feito com clareza. Qualquer organização possui procedimentos e a comunicação é um deles. Há muitas maneiras de deixar a troca de informações mais eficaz, poupando tempo e tornando o trabalho mais prazeroso. Pode ser um aplicativo para troca de mensagens, um briefing escrito ou um e-mail. Mas, por que muitos gestores ainda fazem a pior das escolhas: a famigerada reunião?
É bom deixar claro que as reuniões são importantes sim, porém, em grande frequência, mais atrapalham do que ajudam. A falta de um modelo organizacional que siga procedimentos internos, incluindo a maneira em que a troca de informações deve ser realizada, pode ocasionar na prática três comportamentos negativos:
1.Gestão centralizada;
2.Informação não compreendida;
3.Ansiedade por resultados.
A gestão compartilhada ou horizontal é um modelo que empodera colaboradores, cria autonomia na tomada de decisões e faz com que uma empresa se desenvolva sem depender dos líderes dando todos os passos dessa caminhada. Quando um líder é centralizador, qualquer movimento é motivo para reunir toda a equipe, se envolver em todos os projetos e exigir mudanças que, muitas vezes, podem ser irrelevantes e atrasar entregas.
Outro problema que envolve quem solicita uma atividade e quem irá executá-la é a falta de compreensão do objetivo daquele trabalho para transmitir a mensagem com clareza. Pela pressa do dia a dia ou pela ansiedade em passar o que precisa ser feito, algumas etapas do processo comunicacional não são cumpridas, o que pode afetar o resultado de todo o trabalho. Perder um tempo tentando entender o objetivo de um job e elaborando um ‘briefing’ com as informações que serão necessárias para quem irá realizar o trabalho, evita refações no futuro, ajudando a chegar mais rápido nos resultados corretos.
Tempo não significa apenas dinheiro. Em um dia trabalho, pode resultar em qualidade, bem-estar e até motivação. Valorize as pessoas, os prazos de execução e crie procedimentos. Por fim, se ainda assim, a comunicação interna continua sendo sinônimo de reuniões, sim, você está fazendo isso errado!
Imagem: Volodymyr Hryshchenko por Unsplash.
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Nathália Corrêa é bacharel em Comunicação Social pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF) e tem MBA em Marketing Digital. Atua na gerência de marketing e mídias sociais.