EFEITO RP - Como a desorganização machuca o coração das pessoas? Por Bárbara Calixto.

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Você já pensou como a sua desorganização interfere e até machuca as pessoas? Ou então, como a desorganização das suas atividades impactam seu entorno?

Eu pensei bastante sobre essa temática no último mês, especialmente por ter presenciado situações de bastante desorganização e frustração. Para chegar até esse ponto, preciso retomar alguns fatos importantes. E o primeiro deles é que eu já trabalhei em uma agência de eventos, há quase 10 anos.

Eu ainda me lembro que no dia da entrevista, a minha pergunta principal foi: “Eu vou poder viajar para acompanhar os eventos?”. Essa era – e ainda é – uma questão importante para mim, especialmente por conhecer outros lugares, culturas, sabores e pessoas. Mas logo em seguida, quando comecei a trabalhar, eu aprendi que para conseguir viajar e acompanhar toda a montagem do evento, era necessário planejá-lo e organizá-lo antes. Também aprendi que nem sempre é fácil, mas que com planejamento as crises podem ser evitadas ou melhor administradas.

Organizar um evento, seja ele grande ou pequeno, sempre dispõe de um script, o famoso check-list. Existem algumas atividades fundamentais para ser feitas antes, durante e após a realização de um evento. Cito algumas delas aqui, apenas como exemplo:

  • Reuniões com a comissão organizadora do evento (muitas reuniões)
  • Data, horário, local e programação
  • Cotação e contratação de fornecedores (de buffet até banda)
  • Reserva de hotéis e transfers de palestrantes (se houver)
  • Definição do material visual
  • Convite para participantes
  • Divulgação do evento (em todas as plataformas que forem relevantes)
  • Estabelecimento de sistema para confirmação de cadastro
  • Certificado de participação (se necessário)
  • Pesquisa de satisfação

Faz algum tempo que eu não tenho que me preocupar com um evento, mas todas essas informações foram reativadas assim que presenciei as falhas de comunicação que aconteceram em um. Às vezes é inacreditável como os comunicadores esquecem de (se) comunicar.

Enfim, o enredo que eu vivenciei é triste e, de certa forma, revoltante. De forma resumida: os congressos acadêmicos sempre dispõem de um site e/ou sistema para receber as inscrições dos alunos e também aceitar os respectivos artigos acadêmicos. Mas, de alguma forma, nem sempre se lembram de deixar explícito como será essa avaliação e aceite dos trabalhos.

A falta de comunicação de um congresso fere muitos corações. Neste caso específico, fere o coração dos estudantes, sejam de graduação ou pós-graduação.

O evento em questão – esse que eu tô contando a história – anunciou que comunicaria os aceites do trabalho em uma determinada data. Quando o dia chegou, os estudantes conferiram a informação no site e compreenderam o comando que estava descrito: aceito, recusado e/ou em análise. Porém, um dia após a data de divulgação dos resultados no sistema, os responsáveis pela organização do congresso enviaram um e-mail e comunicaram nas redes sociais que o aceite – ou recusa – dos artigos acadêmicos seriam feitos apenas por e-mail e uma semana após o que havia sido informado anteriormente.

Enquanto isso, diversos participantes já haviam entrado no site para verificar o status do trabalho, sendo que essa – teoricamente – era uma informação fácil de ser encontrada. E, por consequência do aceite e/ou recusa do trabalho, já haviam dado início à organização da participação (pagamento da inscrição, compra de passagem, reserva de hotel etc.).

Percebeu como uma desorganização e falta de comunicação explícita pode machucar um coração? Neste caso, foram vários corações, de várias pessoas.

Além da minha questão pessoal de quem já trabalhou com organização de congressos acadêmicos, que acredita em scripts e boas práticas para a realização de um evento, enquanto comunicadora, também acredito que tudo poderia ter sido evitado com um planejamento, com a antecipação de uma comunicação e a melhor disposição e divulgação dos informativos.

Todas as vezes que eu vou escrever e falar de comunicação, penso na questão do planejamento. Mas realmente, percebo que isso tem sido uma coisa fundamental e que, muitas vezes, as pessoas esquecem disso, no dia a dia. Os comunicadores esquecem de se comunicar. E isso é muito sério.

E por fim, deixo essas provocações: Quantos corações a sua própria desorganização deixa quebrado? Qual o preço que as empresas ou pessoas pagam por sua falta de organização? Quanto as empresas deixam de ganhar (e também perdem), por não conseguirem se planejar? Quantos corações – e contas bancárias – ficam feridas com isso?

Bárbara Calixto é graduada em Relações Públicas pela Universidade Estadual de Londrina (UEL) e possui MBA em Marketing pela USP/Esalq. Atualmente, desempenha a função de Analista de Marketing em uma Govtech (Portabilis) e já trabalhou em agências de comunicação, no segmento varejista e indústrias. Além disso, é uma pessoa que ama cozinhar, apreciar a natureza e está sempre disponível para uma boa conversa.