Uma coisa é fato: estamos vivendo um cenário extremamente diferente do que estamos habituados, principalmente dentro das organizações.
O cenário econômico mundial está confuso e por algum tempo pode permanecer assim. Algumas empresas optaram por férias coletivas, já outras adotaram o modelo de trabalho remoto. Mas independente do modelo escolhido, as mudanças estão por aí.
Mas você sabe o que não pode parar durante este período? A comunicação clara e eficiente com o colaborador.
A importância da Comunicação Interna
A comunicação interna sempre foi importante, mas, em momentos de conflitos ou incertezas, ela se faz ainda mais necessária. É de grande valia que a comunicação siga o posicionamento da empresa, contudo isso pode não ser o suficiente.
Empresas que estão operando de forma remota precisam estar ainda ‘mais próximas’ de seus colaboradores, por isso devem explorar canais que vão além da intranet ou do e-mail institucional. Uma comunicação eficiente busca sanar dúvidas antes mesmo que elas sejam perguntadas, evitando assim a famosa ‘rádio peão’ e, em tempos de WhatsApp, vemos bastante disso por ai.
Por essa razão, aqui vão algumas dicas para diminuir o ruído na comunicação neste período! Confira:
- Explore outros canais de comunicação
Calma! Não estou dizendo que você deve abandonar os canais de comunicação tradicionais da sua organização. Mas, será que não é hora de olhar como o seu público interno se comunica?
Valide por onde a troca de informação ocorre de forma mais rápida e utilize esse canal.
Importante: disponibilizar comunicados em outros meios é útil para oferecer informação àqueles que não têm acesso ao canal oficial, ou seja, mantenha a comunicação no canal principal também.
- Adapte seu tom de voz e conteúdo
Não é porque você vai explorar novos canais que sua comunicação deve ser igual em todos eles. Pense comigo; você pode até enviar uma arte por e-mail ou no mural, mas será que ela ficaria legível em um aplicativo de mensagens?
Lembre-se também de adaptar a linguagem de acordo com o público para o qual a mensagem é direcionada. Como a sua empresa conversa com seus colaboradores? Será que faz sentido enviar ‘prezados’ em um canal informal? No caso de mensagens instantâneas, não é melhor começar com uma saudação tipo ‘Boa tarde’, por exemplo?
Considere a forma como o seu leitor fala e escreva o seu texto para que ele entenda, há pessoas que são mais diretas e outras que precisam de mais exemplos para assimilar o que é dito.
- Assine o seu conteúdo
Tenha uma assinatura para os comunicados oficiais da sua organização. Isso irá evitar que a mensagem seja distorcida ao ser encaminhada.
Comunicados devem sempre ter uma motivação e, justamente por isso, ter algum departamento como origem. Sempre valide as informações e os comunicados antes de enviá-los. Esse último passo evitará que uma série de erratas seja enviada.
- Mantenha sua audiência informada
Informar seus colaboradores sobre uma decisão depois que todos já sabem sobre ela informalmente irá desvalorizar o seu departamento, isso também pode fazer com que a comunicação da empresa caia em descrédito. Por isso, sempre mantenha sua comunicação atualizada, evite atrasos no disparo de comunicados e peça apoio dos gestores para que a informação saia primeiro do porta-voz da empresa.
Outra boa prática nesse cenário é sempre deixar um contato para caso de dúvidas por parte do colaborador.
- Reforce as medidas adotadas pela empresa
Durante períodos de adaptação e/ou mudanças é compreensível que as pessoas fiquem confusas. Pensando nisso, veja quais são as principais dúvidas dos colaboradores sobre o trabalho remoto, rotinas e demais assuntos que envolvam o universo da sua organização.
Depois de realizar este levantamento produza materiais educativos e os distribua regularmente para o seu time, assim todos serão informados e lembrados sobre as boas práticas durante este período.
Por fim, alinhe com a gestão e reforce com seu time que o trabalho de equipe não deve parar, mesmo que de maneira remota.
Estimule atividades que envolvam troca de mensagens e interação entre os membros da sua empresa. A forma como a comunicação será trabalhada neste período pode impactar o clima da equipe por um bom tempo.
Até mais!
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Amanda Gouvêa é formada em Relações Públicas pela Universidade Federal de Goiás (UFG), cursa MBA em Business Strategy com foco em Marketing Digital. Apaixonada por comunicação estratégica e entusiasta da transformação digital, tem como objetivo ajudar empresas a se destacar usando aquilo que elas têm de melhor.