Quem trabalha com Comunicação Corporativa redige diferentes tipos de textos para diversos públicos e canais. Em todos eles, grafar uniformemente determinados elementos ajuda a reforçar a identidade institucional. É como em um jornal, revista, portal de notícias, rádio ou TV, que, com seus manuais, padronizam a forma de apresentar as informações para criar a identificação do público com a forma de expressão do veiculo.
Por outro lado, o manual facilita a vida de jornalistas, relações-públicas e outros produtores de conteúdo. Eles não precisam, a cada texto, ‘reinventar a roda’ ou recorrer a várias fontes de consulta para tirar dúvidas, pois as situações mais frequentes estarão previstas no instrumento.
Veja alguns exemplos de uso na comunicação corporativa:
1. Padronizar a forma como a corporação é mencionada. Geralmente, na primeira citação em um texto mais longo, o nome aparece por extenso e, se possuir uma sigla, é seguido desta entre parênteses. Nas próximas menções, é usada apenas a sigla – e o manual define se toda ela ou apenas sua inicial é grafada em caixa alta. Pode estabelecer, ainda, palavras para substituição, a fim de evitar repetições, como ‘a empresa’, ‘a instituição’, ‘a fábrica’, ‘o hospital’, ‘a escola’, ‘a universidade’. Nestes casos, deve igualmente padronizar o uso de maiúscula ou minúscula na primeira letra. A sugestão é usar minúscula, para que o texto de comunicação seja menos ‘pomposo’, sem dar aquela impressão de documento oficial.
2. Grafar números, cifras, unidades de medida, datas etc. é sempre motivo de dúvida. Por exemplo: devo escrever 1 milhão de reais, R$ 1 milhão, R$ 1 mi ou R$ 1.000.000,00? A dúvida desaparece, facilitando a vida do profissional e do público, se todas situações estiverem previstas no manual.
3. Definir em que situações são usados recursos gráficos – como itálico ou negrito – para destacar elementos (títulos de publicações, nomes de eventos, palavras estrangeiras…) contribui não só para a unidade textual, mas também para a identidade visual de publicações ou sites.
4. O manual pode oferecer relações de palavras ou expressões a serem evitadas (clichês, redundâncias, ambiguidades…), formas de estilo preferenciais em diferentes situações e dicas de Língua Portuguesa. Mais uma vez, o produtor de conteúdos tem seu trabalho facilitado e agilizado. E o público ganha um produto final de melhor qualidade.
Estas rápidas dicas abrangem situações do texto escrito, mas obviamente também é possível – e aconselhável – contar com ferramenta similar quando se trabalha com áudio e vídeo – neste caso, só para dar um exemplo, as dicas podem incluir a pronúncia correta de palavras difíceis ou termos usuais em outros idiomas.
Sua área de comunicação ainda não possui um manual de redação e estilo? Fica a sugestão: experimente reunir a experiência da equipe e padronizar a escrita naquelas situações mais frequentes no dia a dia. Pode-se começar com uma versão simples, identificando aos poucos novas necessidades. Certamente, você vai ganhar tempo, produtividade e qualidade!