Como em qualquer área, na comunicação corporativa o planejamento é essencial. Deve estar alinhado aos objetivos estratégicos da organização, prevendo ações que contribuam para que esta alcance seus resultados. Caso contrário, a área de comunicação se torna um ‘varejão’ que atende a demandas de todos os lados, sem foco, impossibilitada de medir a eficácia de suas ações e não assumindo uma importância estratégica.
A comunicação não pode apenas cumprir determinações; pelo contrário, tem que fazer parte do processo de tomada de decisões e ser capaz de propor iniciativas respeitadas pelas demais áreas. Mas, atenção gestores de comunicação: o planejamento não pode ser ‘desculpa’ para não atender uma demanda importante surgida fora daquilo que foi planejado. As organizações são dinâmicas, sujeitas a acontecimentos imprevisíveis, crises e necessidades de última hora. Por isso, no processo de planejamento da comunicação, é essencial planejar o inesperado. Ou seja, ter planos de contingência para, com agilidade e sem perda de qualidade, readequar ações, remanejar tarefas das equipes e dar conta do recado.
Isso passa por:
– Conhecer profundamente os cenários interno e externo, o histórico de crises anteriores, as ameaças e oportunidades com as quais a organização normalmente lida. Isso vai ajudar a atuar com segurança nos momentos especiais, inclusive buscando apoio em experiências previamente bem (ou mal!) sucedidas.
– Contar com profissionais habilitados para trabalhar sob pressão e que não acreditem que a pressa é inimiga da perfeição. Se é preciso, por exemplo, em uma situação de crise, produzir com extrema urgência um conteúdo de esclarecimento, o prazo exíguo não pode justificar erros ou imprecisões. Pelo contrário, estas situações geralmente são delicadas e exigem precisão e responsabilidade absolutas.
– As ‘organizações organizadas’ trabalham com planos de contingência e gerenciamento de crises. A comunicação deve, obrigatoriamente, batalhar por ser parte integrante e proativa dessas instâncias – e não uma área que, horas ou dias depois de desencadeado um problema, alguém ‘lembre de chamar’ para executar ações já definidas.