Muito além da prestação de informação, a comunicação de compliance tem a tarefa de apoiar e disseminar a cultura de integridade, a boa governança e diminuir os riscos reputacionais das empresas. Não por acaso, ela é um dos pilares necessários durante a implementação e funcionamento de programas de conformidade efetivos. Assim, na esteira da legislação internacional e do que muitas companhias multinacionais já praticam, as ações de comunicação periódicas passam a ser formalmente levadas em consideração para fins de avaliação da efetividade de programas de integridade no Brasil, conforme art. 57, inciso IV, do Decreto 11.129/2022, que entrou em vigor em 18 de julho para regulamentar a lei anticorrupção brasileira (Lei 12.846 de 2013), em substituição ao Decreto 8.420/2015.
“Fomentar e manter a cultura da integridade no ambiente organizacional” passou a ser um dos objetivos do programa de integridade, conforme descrito no artigo 56 do mesmo ato normativo, ao lado de “prevenir, detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública nacional ou estrangeira”. E para promover esse aculturamento e garantir a aderência e engajamento dos diversos stakeholders, incluiu-se a exigência de ações de comunicação ao lado dos treinamentos e de outros parâmetros descritos no artigo 57 do mesmo decreto. E ao demonstrar a efetividade de um programa de compliance, isso se torna também um fator atenuante em caso de multa em um Processo Administrativo de Responsabilização (PAR), com um percentual de redução de até 5% do valor fixado, conforme o artigo 23, inciso V, do Decreto 11.129/2022.
Com as mudanças, o programa de integridade fica mais alinhado com a ISO 37301, ‘Sistema de Gestão de Compliance’, publicada em abril de 2021.
Panorama
O Departamento de Justiça dos Estados Unidos no documento Avaliação de Programas de Conformidade Corporativa (Evaluation Corporate Compliance Programs), em sua versão mais recente, de junho de 2020, considerou a comunicação de conformidade adequada e personalizada como sinal de um programa bem projetado. Para determinar as penalidades, os promotores avaliam, sob a ótica da comunicação e treinamento, as medidas tomadas pela empresa para garantir que as políticas e procedimentos tenham sido integrados à organização, as comunicações sobre desvio de conduta e penalidades, treinamentos baseados nos riscos, se o conteúdo está adequado aos diferentes tipos de públicos e se promoveu estudos de caso para abordar cenários da vida real e reflexões sobre a conduta ética etc.
Também é recomendado pelo DoJ, o envolvimento da alta e média gerência. “É importante para uma empresa criar e fomentar uma cultura de ética e cumprimento da lei em todos os níveis. Um programa eficaz requer um comprometimento da liderança para implementar uma cultura de conformidade de nível médio e superior”, destaca o documento.
A comunicação também figura entre os seis princípios preventivos do ‘UK Bribery Act 2010’. De acordo com a norma, a comunicação interna e externa deve buscar garantir que suas politicas e procedimentos de prevenção de suborno sejam compreendidos por toda organização. “A comunicação e o treinamento impedem o suborno por pessoas associadas, aumentando a conscientização e o compromisso com sua aplicação adequada”.
Comunicação interna versus externa
O conteúdo, a linguagem e o tom das comunicações de integridade podem diferir entre os públicos interno e externo e os tipos de organização, de acordo com os riscos enfrentados, o tamanho, a escala e a natureza das atividades. As comunicações internas, conforme previsto no ‘UK Bribery Act’, devem transmitir o tom do topo (tone from the top), mas também devem se concentrar na implementação das politicas e procedimentos. É certo que a base de um programa efetivo é o apoio inequívoco da alta administração, como previsto na legislação europeia. No entanto, é importante também o tone from the middle, como defende o documento de avaliação do Departamento de Justiça dos Estados Unidos. Isso porque é no nível médio de gestão que o sistema de compliance é operacionalizado.
Outro aspecto importante da comunicação interna é estabelecer um canal confidencial e acessível para que os colaboradores possam fornecer sugestões de melhorias e tirar dúvidas. Isso inclui principalmente feedback apropriado de violações de compliance, respondendo às perguntas dos funcionários de maneira oportuna e competente, incentivando-os a contribuir para a melhoria contínua do sistema de gestão de integridade.
Para uma comunicação efetiva, o código de ética e as políticas e procedimentos devem ser de fácil compreensão e ser comunicados por meio de companhas internas temáticas, de maneira humanizada e exemplificada, com conteúdo periódico e de acordo com a sua audiência.
A professora-doutora Annika Schach, da Hochschule Hannover, na Alemanha, criou ’10 teses da Comunicação em Compliance’. Em um artigo para a revista Compliance Manager, Schach afirma que a comunicação de conformidade deve mudar comportamentos, que requer uma sincronização interna e externa (os parceiros de negócios e terceiros também devem estar envolvidos na estratégia de comunicação de conformidade) e necessita de tradução. Ou seja, “os regulamentos de conformidade contêm conteúdo legalmente relevantes e são criados no departamento juridico. Cabe ao departamento de comunicação traduzir o conteúdo em uma linguagem motivadora e transmitir a relevância para a realidade de trabalho”. Para a professora, além disso, o Código de Conduta deve motivar. “Um bom Código de Conduta combina os elementos éticos com os requisitos legais, vai ao cerne dos requisitos legais e o tom tem um caráter motivador para os colaboradores”.
Na comunicação externa de compliance, o foco é informar sobre a conformidade a outros grupos de interesse (como parceiros de negócios, fornecedores, investidores, ONGs e autoridades), ou seja, criar as bases para uma boa reputação e confiabilidade por meio de integridade e comportamento adequado.
Compliance não é mais uma escolha, além da força das legislações nacional e internacionais, criar uma cultura de integridade é fundamental para reputação de qualquer empresa. E aí, entra a comunicação.
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Luciana Riccó é jornalista formada pela faculdade Cásper Libero, com pós-graduação em jornalismo econômico e internacional pela PUC-SP e com certificação internacional em Comunicação Corporativa pela Cornell University. MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), Certified Digital Marketing Professional (CDMP) pelo Digital Marketing Institute, Compliance pelo Insper-SP e com curso de Direito Digital e Proteção de Dados pela PUC-SP.